Удаленная работа сотрудников далеко не новость. Многие компании еще до пандемии COVID-19 обеспечивали удаленную работу своих сотрудников. Кто-то это использовал в малой степени, кто-то активно. В период пандемии об удаленной работе задумались практически все и первые вопросы, которые появились это: "Как?" и "Сколько стоит?".
Мы постарались собрать для вас всю необходимую информацию для того, чтобы вы могли легко и с минимальными затратами перейти на режим удаленной работы.
С чего же начать?
- Для начала вам нужно продумать вопрос технического оснащения ваших сотрудников. Возможно, что не у всех сотрудников имеются дома персональные компьютеры или ноутбуки и даже при их наличии, есть огромная вероятность того, что другие члены семьи так же находятся на удаленке и как результат - одно рабочее место на несколько человек. Если ваш сотрудник работает в офисе за ноутбуком, то он просто может забрать его с собой и работать на нем. Если же он работает на стационарном компьютере, то придется организовать удаленный доступ к данным с доступных устройств (планшета, смартфона и т.д.).
- Защита данных. Это важный фактор при организации удаленной работы, ведь все ваши данные уходят "по домам" и есть вероятность утечки некоторых данных, а так же взлом учетных записей пользователей и как результат - частичная или полная потеря всей корпоративной информации. Чтобы минимизировать риски, достаточно позаботиться о нескольких вещах: 1. проконтролируйте, чтобы учетные записи пользователей были защищены надежным паролем; 2. минимизируйте число важной информации на личных компьютерах пользователей; 3. Подключите двухфакторную аутентификацию и/или используйте VPN каналы с шифрованием, например PPTP + IPSec; 4. Позаботьтесь о резервном копировании.
- Подготовьте все необходимое программное обеспечение. Для организации удаленной работы есть не мало различных решений от бесплатных, до весьма дорогих. Но не все бесплатные могут обеспечить вас необходимыми инструментами, в то время как не все инструменты коммерческих продуктов вам могут понадобиться. Например для организации того же удаленного доступа вы можете использовать как Microsoft RDP, так и альтернативные технологии такие как Thinstuff XP/VS Terminal Server.
- Продумайте весь принцип работы. Удаленная работа может стать для вас затратной или же экономной. Например, у вас работают 20 сотрудников и все они уходят на удаленную работу. Можно оставлять включенными все 20 компьютеров и предоставить каждому пользователю удаленный доступ к своему рабочему месту, а можно оставить включенным 1 компьютер с предоставлением удаленного доступа по RDP. Во втором случае, вы как минимум экономите на электроэнергии и в случае сбоев, вам не придется постоянно приезжать в офис и включать или перезапускать компьютер какого-то из сотрудников.
После того, как вы тщательно продумаете все эти моменты, вы можете приступать к переходу вашего предприятия на удаленную работу, а именно - установку необходимого программного обеспечения. Далее. мы постараемся рассмотреть несколько различных вариантов по организации удаленной работы.
Шаг 1, Централизация информации.
Если у вас нет сервера, то это не беда. В качестве сервера может выступить самый лучший компьютер в вашей компании. От вас потребуется его немного подготовить.
- По возможности переустановите операционную систему. чтобы она была максимально "Чистой" и исключить вероятность наличие вирусов и другого не нужного программного обеспечения.
- Если рабочая информация ваших сотрудников хранится не на сервере, а на их персональных компьютерах, то перенесите всю информацию на тот компьютер, что будет являться сервером;
- Установите программное обеспечение для организации удаленной работы. Как не странно, но Thinstuff в этом случае является хорошим решением. Если же у вас есть полноценный сервер, то включите роль сервера удаленных рабочих столов.
После того. как на компьютерах сотрудников не будет никакой информации, то потребность в их постоянной работе будет исключена. Теперь пришло время обеспечить максимальную сохранность данных.
Шаг 2. Резервирование.
Старая поговорка гласит: "Не храни все яйца в одной корзине.". В случае удаленной работы это становится актуальным. Ведь если кто-то из сотрудников занесет вирус или что-то сделает "не то", то есть вероятность полной потери данных не только этого сотрудника, но и других. И чтобы снизить риск потери данных до минимума, вам достаточно превратить любой компьютер в хранилище или Backup Server. И самый простой способ - 1 раз в день копировать туда всю информацию. Этот процесс можно полностью автоматизировать и при этом абсолютно бесплатно.
Шаг 3. Защищаемся.
Не используйте прямых подключений к RDP - это не безопасно. Для безопасной работы пользователей, вы можете использовать решения RD Gateway, TSX Gateway, RDS Knight или просто включить двухфакторную аутентификацию. Есть самый простой и бюджетный вариант - настройте VPN сервер с использованием IPSec. Любые из этих мер надежно защитят ваши удаленные подключения.
Шаг 4. Работаем.
Теперь все ваши сотрудники могут работать с корпоративными данными находясь в любой точки мира с любого устройства, даже с умного телевизора. Главное, наличие любой операционной системы: Windows, Linux, Android, MacOS.
Как видите, ничего особенно сложного в организации удаленной работы нет. Главное правильно организовать работу. Но стоит и помнить то, что не все виды деятельности возможно перевести на удаленку!